Bist du sicher, dass es wirklich eine gute Idee ist, sie aus deinem Leben – und aus deiner Datenbank – zu löschen?
Oft schreiben uns Administratoren mit der Frage, wie sie inaktive Kunden aus der Plattform löschen können.
Eine berechtigte Frage — aber eine grundsätzlich falsche.
Denn ein inaktiver Kunde ist kein Problem, das man beseitigen sollte, sondern eine Chance, die man wiederbeleben kann.
Wer sind inaktive Kunden?
Die Frage klingt einfach, ist sie aber nicht.
Gilt ein Kunde als „inaktiv“, wenn er seit einem Monat nicht mehr teilnimmt? Seit sechs Monaten? Seit einem Jahr?
Das hängt davon ab.
Jede Aktivität hat ihren eigenen Rhythmus. Zum Beispiel:
- In Fitnessstudios gibt es „Saisonkunden“, die sich nur vor oder nach den Ferien anmelden.
- Bei Outdoor-Kursen oder in Ferienanlagen sind ruhigere Phasen völlig normal.
- In Hundeschulen trainieren viele nur im Frühling oder vor Prüfungen und pausieren in den Wintermonaten.
- In Musikschulen legen manche Schüler Pausen ein, um alleine zu üben, oder wechseln einfach das Instrument oder den Lehrer.
Darum ist der erste Schritt, klar zu definieren, was „inaktiv“ in deinem Kontext bedeutet.
Erst dann kannst du verstehen, wer wirklich verloren ist und wer sich nur eine Pause gönnt.
Warum wird ein Kunde inaktiv?
Die Gründe sind vielfältig – und oft banaler, als man denkt:
- Bequemlichkeit oder Motivationsverlust – Anmelden ist leicht, dranbleiben nicht.
- Wechsel des Studios oder Standorts – aus Bequemlichkeit oder wegen besserer Zeiten.
- Finanzielle Gründe – auch kleine Beiträge können in manchen Phasen zu viel sein.
- Unzufriedene Erfahrung – Service, Kommunikation oder Atmosphäre entsprechen nicht den Erwartungen.
- Persönliche oder gesundheitliche Probleme – werden nicht immer mitgeteilt.
- Saisonale Gewohnheiten – Kunden, die regelmäßig „wieder auftauchen“, oft ohne klaren Grund.
- Vergesslichkeit – ja, manche vergessen sogar, dass sie noch ein aktives Konto haben.
Zu verstehen, warum die Verbindung unterbrochen wurde, ist der erste Schritt, um zu wissen, wie man sie wiederherstellen kann.
Wie man inaktive Kunden in BookyWay identifiziert
Mit BookyWay ist das ganz einfach und objektiv:
- Gehe ins Menü Berichte.
- Lade den Kundenbericht herunter.
- Öffne in Excel die Spalte „Letzte Anmeldung“.
- Sortiere in aufsteigender Reihenfolge.
So siehst du oben die letzten Buchungen und unten jene, die schon seit Monaten – oder noch nie – teilgenommen haben.
Nun bestimmst du selbst die Grenze: Wer gilt für dich wirklich als inaktiv?
Jetzt hast du die Daten.
Und hier beginnt die spannendste Arbeit.
Warum du sie NICHT löschen solltest
Einen inaktiven Kunden zu löschen, bringt nichts.
Im Gegenteil – es ist kontraproduktiv.
- Du verlierst alle seine Daten und bisherigen Statistiken.
- Du kannst ihm keine Push-Benachrichtigungen mehr schicken, selbst wenn er die App noch installiert hat.
- Wenn du ihn später wieder hinzufügen willst, musst du erneut 1,50 € für die Registrierung zahlen.
Aber vor allem – und das ist der entscheidende Punkt – nimmst du dir die Möglichkeit, ihn zurückzugewinnen.
Ein Kunde, der dich bereits kennt, ist viel wertvoller als ein neuer: Er kennt dein Angebot und kann mit einem kleinen Impuls zurückkehren.
Wie du sie reaktivierst
Sobald du die inaktiven Kunden aus dem Excel-Bericht identifiziert hast, beginnt die wichtigste Phase: den Grund verstehen, warum sie aufgehört haben.
Ohne diese Information ist jeder Versuch, sie zurückzuholen, entweder wirkungslos – oder sogar störend.
1. Der Anruf: der Schlüssel zum Verständnis
Die effektivste Strategie ist auch die einfachste: ein freundlicher, kurzer und ehrlicher Anruf.
Wähle den richtigen Zeitpunkt (nicht während der Arbeit oder beim Abendessen), bereite zwei bis drei klare Fragen vor und zeige echtes Interesse – nicht Verkaufsabsichten.
Du kannst zum Beispiel sagen:
„Hallo, hier ist [Name] von [Name des Studios]. Ich habe gesehen, dass du schon länger nicht mehr gebucht hast, und wollte einfach wissen, ob alles in Ordnung ist oder ob wir etwas verbessern können.“
Diese Herangehensweise führt fast immer zu einem hilfreichen Gespräch.
Du wirst erfahren, ob der Kunde aus Bequemlichkeit, Unzufriedenheit, finanziellen Gründen oder Zeitmangel aufgehört hat.
Und nur wenn du den tatsächlichen Grund kennst, kannst du die beste Reaktivierungsstrategie wählen.
Wenn er nicht antwortet oder kein Gespräch möchte, kannst du eine kurze Umfrage per WhatsApp oder E-Mailsenden, freundlich nach dem Grund fragen und mit wenigen Antworten wertvolle Hinweise gewinnen.
2. Reaktivierungsmaßnahmen
Sobald du das Warum verstanden hast, kommt das Wie.
Hier sind einige mögliche Strategien – Achtung: Das sind nur Beispiele. Nur wenn du den echten Grund kennst, kannst du die passende Strategie entwickeln, sowohl für dich als auch für den Kunden, den du zurückgewinnen möchtest:
- Grund: Bequemlichkeit oder Motivationsverlust
- → Biete einen sanften Wiedereinstieg an: eine kostenlose Probestunde oder ein kleines, unverbindliches Paket.
- Grund: unzufriedene Erfahrung
- → Zeige, dass sich etwas geändert hat: neue Kurse, neuer Trainer oder angepasste Zeiten.
- Grund: finanzielle Schwierigkeiten
- → Biete eine „Smart“-Option an – flexibler oder vorübergehend günstiger, z. B. für den ersten Monat.
- Grund: Zeitmangel oder Unordnung
- → Hebe die einfache Online-Buchung und flexible Zeiten hervor.
- Grund: saisonale Gewohnheiten
- → Melde dich in den Phasen, in denen der Kunde üblicherweise zurückkehrt (z. B. vor dem Sommer oder nach den Feiertagen), mit einer gezielten Nachricht.
3. Der richtige Ton
Egal ob du schreibst oder anrufst: Vermeide einen kommerziellen Ton und jeden Druck.
Sei interessiert, dankbar und offen.
Manchmal reicht ein ehrlicher Satz – „Wir würden uns freuen, dich wiederzusehen“ – um die Verbindung neu zu entfachen.
Ein inaktiver Kunde ist keine Zahl, die man löschen sollte: Er ist eine Geschichte auf Pause.
Du entscheidest, ob du sie enden lässt oder ein neues Kapitel schreibst.
Wer diese Namen als Chancen und nicht als Belastung sieht, verwandelt die Liste der „Abwesenden“ in einen echten Wachstumsmotor.