Wenn sich ein Kunde von einer ausgebuchten Aktivität abmeldet und ein Platz frei wird, aber die Kunden auf der Warteliste nicht automatisch in den verfügbaren Zeitslot verschoben werden, können folgende Hauptgründe vorliegen:
- Automatische Einstellung: Überprüfe im Menü Einstellungen → Globale Buchungsoptionen, ob die Automatisierung der Warteliste AKTIVIERT ist. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, verschiebt das System Kunden nicht automatisch von der Warteliste auf freie Plätze – dies muss dann vom Administrator manuell durchgeführt werden.
- Manueller Eingriff: Administratoren haben die Möglichkeit, Teilnehmer manuell aus einer Klasse zu entfernen. Wenn ein Administrator jedoch manuell einen Kunden aus der Teilnehmerliste löscht, füllt das System den Platz nicht automatisch wieder auf. Dies ermöglicht eine individuelle Verwaltung basierend auf bestimmten Anforderungen oder Prioritäten, anstatt strikt der Reihenfolge auf der Warteliste zu folgen.
- Teilnahmebedingungen: Ein Kunde auf der Warteliste erfüllt möglicherweise nicht alle Voraussetzungen, um an der Klasse teilzunehmen – etwa nicht genügend Guthaben, ein abgelaufenes Abo oder ein bereits überschrittenes Wochenlimit zum Zeitpunkt, an dem der Platz frei wird.
Hinweis:
Kunden erhalten automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn sie von der Warteliste auf eine bestätigte Buchung verschoben werden. Es ist keine zusätzliche Bestätigung durch den Kunden erforderlich, damit die Umbuchung wirksam wird.
Dieses Verfahren stellt sicher, dass alle Beteiligten über automatisierte Prozesse und manuelle Eingriffe, die die Buchung und Warteliste beeinflussen können, gut informiert sind.
Wichtig:
Jeder Benutzer kann sich auf eine Warteliste setzen lassen, auch wenn er zum Zeitpunkt der Anmeldung nicht alle Voraussetzungen für die Teilnahme erfüllt (abhängig von den Einstellungen des Administrators).
Zum Beispiel: überschrittenes Wochenlimit, fehlendes Guthaben oder abgelaufenes Abonnement.
Diese Möglichkeit gibt dem Benutzer einen Platz in der Warteliste mit Vorrang. Wenn jedoch ein Platz frei wird, wird der Benutzer nur dann automatisch angemeldet, wenn er genau in diesem Moment alle Teilnahmebedingungen erfüllt. Andernfalls überprüft das System den nächsten auf der Liste – nach dem gleichen Prinzip.
Einschränkungen bei Anmeldung und Abmeldung: Der automatische Übergang von der Warteliste zur Buchung hängt auch von den eingestellten An- und Abmeldegrenzen ab.
Wenn ein Platz nach Ablauf der Anmeldefrist (ausgedrückt in Stunden und Minuten) frei wird, wird kein automatischer Wechsel von der Warteliste mehr vorgenommen.
Gleiches gilt für die Abmeldefrist: Auch sie kann verhindern, dass ein Platz automatisch wieder belegt wird.
