Lorsqu’un client ne parvient pas à réserver une activité, il est tout d’abord important de comprendre précisément le problème qu’il rencontre.
|1. Le client ne voit pas les activités dans l’application
Si le client ne voit pas les activités que vous avez publiées, consultez la FAQ dédiée :
👉 Pourquoi mes clients ne voient-ils pas les activités que j’ai créées ?
|2. Le client voit l’activité, mais ne parvient pas à la réserver
Demandez toujours au client quel message s’affiche dans l’application lorsqu’il essaie de réserver. Ce message vous aidera à identifier plus facilement la cause du problème.
Vérifiez ensuite les éléments suivants :
- Vérifiez la date d’expiration de l’abonnement
Si le client utilise la formule Abonnement, ouvrez son profil et vérifiez que la date indiquée dans le champ Expiration de l’abonnement est toujours valide.
Si la date est dépassée ou n’a pas été renseignée, le système peut empêcher la réservation, selon les paramètres configurés dans : Paramètres → Options globales de réservation
Vérifiez le comportement défini pour le système lorsque l’abonnement d’un client a expiré ou qu’aucune date d’expiration n’a été renseignée.
- Vérifiez les crédits disponibles et leur date d’expiration
Si le client utilise des Crédits, ouvrez son profil, accédez à la section Wallet et vérifiez :
- qu’il dispose d’un nombre suffisant de crédits ;
- que la date d’expiration des crédits couvre la date de l’activité qu’il souhaite réserver.
Par exemple, si les crédits expirent le 10 septembre, le client ne pourra pas les utiliser pour réserver une activité prévue après cette date.
⚠️ Important
Avec BookyWay, vous pouvez gérer vos clients à l’aide :
- de la formule Abonnement ;
- de Forfaits de crédits avec date d’expiration.
Vous pouvez également utiliser les deux formules simultanément, en gérant certains clients avec un abonnement et d’autres avec des crédits.
Dans ce cas, pensez à :
- toujours attribuer aux activités la valeur correspondante en crédits ;
- activer, dans le profil des clients qui utilisent un abonnement, l’option Les crédits ne seront pas déduits pour les cours/leçons/activités.
Enfin, dans Paramètres → Options globales de réservation, définissez l’option Expiration de l’abonnement sur Optionnel.
Le système pourra ainsi gérer correctement aussi bien les clients disposant d’un abonnement que ceux qui utilisent exclusivement des crédits.
❌ À ne pas faire
N’attribuez pas de date d’expiration d’abonnement aux clients qui utilisent des crédits dans le but de bloquer leurs réservations à partir d’une certaine date.
Pour ces clients, aucune date d’expiration d’abonnement ne doit être renseignée. La date d’expiration doit être définie directement dans le forfait de crédits. À l’expiration du forfait, les crédits restants seront automatiquement remis à zéro.
Il peut toutefois être utile d’employer le champ Expiration de l’abonnement à d’autres fins, par exemple pour gérer la date d’expiration d’une adhésion ou d’une inscription annuelle.
💡 Exemple pratique
Prenons le cas suivant.
Un client dispose de :
- 10 crédits expirant le 30 juin ;
- une date d’Expiration de l’abonnement, utilisée comme date d’expiration de l’adhésion, fixée au 31 mai.
Le client essaie de réserver un cours prévu le 10 juin, nécessitant 1 crédit.
Que se passe-t-il ?
Le client dispose encore de 10 crédits valides, puisque son forfait de crédits n’expire que le 30 juin.
Cependant, la date d’Expiration de l’abonnement est dépassée depuis le 31 mai.
La réservation est donc bloquée.
Le problème ne vient pas d’un manque de crédits, mais du fait que le client ne dispose plus d’une date d’expiration d’abonnement valide couvrant la date du cours.
En pratique
- Les crédits déterminent le nombre de cours que le client peut encore réserver.
- La date d’Expiration de l’abonnement détermine jusqu’à quelle date il est autorisé à effectuer des réservations auprès du centre.
Par conséquent, même s’il dispose encore de crédits, un client dont l’abonnement a expiré ne pourra pas réserver de cours prévus après la date d’expiration de son abonnement.
Si le problème persiste
Si toutes les dates d’expiration sont correctes et que le client ne parvient toujours pas à réserver, vérifiez également :
- que les réservations pour cette activité sont toujours ouvertes ;
- qu’il reste des places disponibles ;
- qu’aucune restriction de réservation ne s’applique, par exemple un délai minimum ou maximum de réservation, un nombre maximal de réservations ou toute autre limite ;
- que le client remplit toutes les conditions requises pour cette activité.
Si le problème persiste, contactez le support BookyWay en indiquant l’identifiant du compte, le nom du client et l’activité concernée.