È importante non confondere la scadenza dell’abbonamento con la scadenza dei pacchetti di crediti.
Si tratta di due funzioni diverse, da utilizzare in base alla modalità con cui gestisci i tuoi clienti.
Ricorda: la Scadenza Abbonamento controlla se il cliente può prenotare, mentre la scadenza del pacchetto di crediticontrolla fino a quando i crediti possono essere utilizzati.
| Se lavori con gli abbonamenti
Se i tuoi clienti acquistano un abbonamento a tempo (mensile, trimestrale, annuale, ecc.), la data di scadenza deve essere inserita nel profilo dell’utente.
- Accedi all’elenco degli utenti.
- Apri il profilo del cliente cliccando sull’icona della matita accanto al suo nome.
- Inserisci la data nel campo Scadenza abbonamento.
Verifica anche le impostazioni globali
Per stabilire cosa deve accadere quando l’abbonamento è scaduto (o quando non è presente alcuna data), controlla le impostazioni di prenotazione.
Vai in Impostazioni → Opzioni globali di prenotazione
Qui puoi scegliere il comportamento del sistema in caso di:
- abbonamento scaduto;
- scadenza abbonamento non impostata.
|Se lavori con i pacchetti di crediti
Se utilizzi il sistema a crediti, NON DEVI COMPILARE LA SCADENZA ABBONAMENTO nel profilo del cliente.
La scadenza deve essere impostata direttamente sul pacchetto di crediti.
In questo modo sarà il sistema a controllare automaticamente la validità dei crediti acquistati, che una volta scaduti verranno azzerati.
(Screenshot della configurazione della scadenza del pacchetto crediti)(Screenshot del profilo utente con evidenziato il campo “Scadenza abbonamento”)
|Se utilizzi sia abbonamenti che crediti (modalità mista)
BookyWay permette di gestire contemporaneamente clienti con abbonamento e clienti che utilizzano pacchetti di crediti.
In questo caso è importante distinguere le due tipologie di utenti.
Clienti che utilizzano i crediti
- imposta la scadenza direttamente sul pacchetto di crediti;
- non compilare il campo Scadenza abbonamento nel profilo del cliente.
Clienti che utilizzano l’abbonamento
- imposta la Scadenza abbonamento nel profilo del cliente;
- nel profilo dell’utente attiva il flag: “Non verranno scalati i crediti per lezioni / attività”
In questo modo il cliente potrà prenotare in base alla validità del proprio abbonamento senza consumare eventuali crediti.
Infine, nelle Impostazioni → Opzioni globali di prenotazione imposta la gestione della Scadenza abbonamento su Opzionale.
In questo modo il sistema consentirà di gestire correttamente sia gli utenti con abbonamento sia quelli che utilizzano esclusivamente i crediti.
❇️ Suggerimento
Ricorda questa semplice regola:
- Abbonamento a tempo → usa il campo Scadenza abbonamento nel profilo del cliente.
- Pacchetti di crediti → usa la scadenza del pacchetto crediti.
- Modalità mista → utilizza entrambe le modalità in base al tipo di cliente.
💡 Esempio pratico
Immaginiamo questo caso:
Un utente ha:
- 10 crediti con scadenza 30/06
- Scadenza Abbonamento impostata al 31/05
L’utente prova a prenotare una lezione del 10/06, che richiede 1 credito.
Cosa succede?
L’utente dispone ancora di 10 crediti validi, perché il pacchetto crediti scade il 30/06.
Tuttavia, la Scadenza Abbonamento è già scaduta il 31/05.
Di conseguenza, la prenotazione viene bloccata.
Il motivo non è la mancanza di crediti, ma il fatto che l’utente non possiede più un abbonamento valido per la data della lezione.
In pratica
- I crediti stabiliscono quante lezioni l’utente può ancora prenotare.
- La Scadenza Abbonamento stabilisce fino a quando l’utente è autorizzato a prenotare nel centro.
Per questo motivo, anche se sono ancora disponibili dei crediti, un utente con l’Abbonamento scaduto non potrà prenotare lezioni successive alla data di scadenza dell’abbonamento.