¿Seguro que es una buena idea eliminarlos de tu vida… y de tu base de datos?
A menudo algunos administradores nos escriben preguntando cómo eliminar de la plataforma a los clientes inactivos.
Una pregunta legítima — pero completamente equivocada.
Porque un cliente inactivo no es un problema que haya que borrar, sino una oportunidad que puede volver a despertar.
¿Quiénes son los clientes inactivos?
Parece una pregunta sencilla, pero no lo es.
¿Un cliente es “inactivo” si no participa desde hace un mes? ¿Seis meses? ¿Un año?
Depende.
Cada actividad tiene su propio ritmo. Por ejemplo:
- en los gimnasios hay clientes “estacionales” que se inscriben solo antes o después de las vacaciones;
- en los cursos al aire libre o resorts, los periodos muertos son completamente normales;
- en los centros caninos, muchos participan solo en primavera o antes de las competiciones, y luego paran durante los meses fríos;
- en las escuelas de música, algunos alumnos hacen pausas para estudiar por su cuenta o simplemente cambian de instrumento o de escuela.
Por eso, el primer paso es definir claramente qué significa “inactivo” para tu negocio.
Solo entonces podrás entender quién realmente se ha ido y quién simplemente se ha tomado un descanso.
¿Por qué un cliente deja de participar?
Las razones son muchas, y a menudo más simples de lo que imaginamos:
- Pereza o falta de motivación – apuntarse es fácil, mantener la constancia no tanto.
- Cambio de centro o ubicación – tal vez por comodidad u horarios.
- Motivos económicos – en ciertos momentos, incluso una pequeña cuota puede resultar pesada.
- Experiencia insatisfactoria – servicio, comunicación o ambiente por debajo de las expectativas.
- Problemas personales o de salud – que no siempre se comunican.
- Hábitos estacionales – algunos “reaparecen” cíclicamente, sin una razón concreta.
- Olvido – sí, hay quien incluso se olvida de que todavía tiene una cuenta activa.
Comprender por qué se rompió el vínculo es el primer paso para saber cómo recuperarlo.
Cómo identificar clientes inactivos en BookyWay
Con BookyWay es muy fácil hacerlo de forma objetiva.
Sigue estos pasos:
- Ve al menú Reportes.
- Descarga el Reporte de datos de clientes.
- En Excel, busca la columna “Última inscripción”.
- Ordénala en modo ascendente.
De este modo verás arriba a quienes se inscribieron recientemente y, al final, a quienes no lo han hecho en meses — o incluso nunca.
A partir de ahí, decide tú el límite: quién considerar realmente inactivo depende del tipo de actividad.
Ya tienes el dato.
Y aquí empieza el trabajo más interesante.
Por qué NO eliminarlos
Eliminar un cliente inactivo no sirve de nada.
De hecho, es contraproducente.
- Pierdes todos sus datos y estadísticas históricas.
- Ya no podrás enviarle notificaciones push, si aún tiene la app instalada.
- Si quisieras volver a registrarlo, deberías pagar otra vez 1,5 € por el nuevo registro.
Pero sobre todo — y este es el punto clave — te privas de la posibilidad de reactivarlo.
Un cliente que ya te conoce vale mucho más que uno nuevo: ha vivido tu experiencia y puede volver con un pequeño estímulo.
Cómo reactivarlos
Una vez identificados los clientes inactivos en el reporte de Excel, comienza la fase más importante: entender el motivopor el cual se detuvieron.
Sin esta información, cualquier intento de recuperarlos puede resultar inútil o, peor aún, molesto.
1. La llamada: la clave para entender
La estrategia más eficaz sigue siendo la más simple: una llamada amable, breve y sincera.
Elige el momento adecuado (evita horas de trabajo o de comida), prepara dos o tres preguntas claras y muestra un interés real, no comercial.
Puedes empezar con algo como:
“Hola, soy [Nombre] de [Nombre de la actividad]. He visto que hace tiempo que no reservas y quería saber si todo va bien o si podemos mejorar algo.”
Este enfoque casi siempre abre un diálogo útil.
Podrás entender si el cliente dejó de venir por pereza, insatisfacción, motivos económicos o falta de tiempo.
Y solo conociendo el motivo real podrás decidir la estrategia de reactivación más adecuada.
Si no responde o no puede hablar, prueba con una breve encuesta por WhatsApp o correo electrónico, preguntando amablemente qué lo llevó a dejar de asistir. Incluso unas pocas respuestas pueden darte pistas muy valiosas.
2. Acciones de reactivación
Una vez que comprendas el por qué, llega el momento del cómo.
Aquí tienes algunas estrategias posibles, que debes elegir según la causa identificada — atención: estos son solo ejemplos. Solo conociendo el motivo real podrás diseñar la estrategia más adecuada, tanto para ti como para el cliente que deseas recuperar:
- Motivo: pereza o falta de motivación
- → Ofrece un regreso ligero: una clase de prueba gratuita o un mini paquete sin compromiso.
- Motivo: experiencia insatisfactoria
- → Demuestra que las cosas han cambiado: nuevo curso, nuevo instructor o horarios más cómodos.
- Motivo: problemas económicos
- → Propón una fórmula “smart”, más accesible o temporal, quizá solo por el primer mes.
- Motivo: falta de tiempo o desorganización
- → Destaca la comodidad de las reservas online y la flexibilidad de horarios.
- Motivo: estacionalidad o hábitos cíclicos
- → Contacta al cliente en los periodos en los que suele volver (por ejemplo, antes del verano o después de las fiestas) con una comunicación dirigida.
3. El tono adecuado
Ya sea que escribas o llames, recuerda: nunca adoptes un tono comercial ni ejerzas presión.
Muéstrate interesado, agradecido y disponible.
A veces basta una frase sincera — « Nos encantaría volver a verte » — para reavivar la conexión.
Un cliente inactivo no es un número que eliminar: es una historia en pausa.
Depende de ti decidir si dejarla terminar o escribir un nuevo capítulo.
Quien aprende a ver esos nombres como oportunidades — y no como molestias — transforma la lista de “ausentes” en un auténtico motor de crecimiento.